En un entorno universitario, ya sea usted'en una clase en línea o en un aula presencial, el correo electrónico es una de las formas más comunes usted'de interactuar con sus profesores. Muchos estudiantes cometen el error de pensar que los correos electrónicos son muy informales, pero cuando usted escriba a su profesor un correo electrónico, usted debe utilizar un tono profesional, el que usted utilizaría en un entorno profesional. Tanto en el ámbito académico como en el profesional, los correos electrónicos son una de las formas de comunicación más habituales. Teniendo esto en cuenta, es importante desarrollar algunas buenas estrategias para escribir correos electrónicos.
Los correos electrónicos son tan importantes para causar una buena impresión como una conversación cara a cara. Por ello, cometer errores por descuido o utilizar un tono demasiado informal puede ser perjudicial para el éxito académico y profesional. A menudo, los profesores y los posibles empleadores observan que los estudiantes y los graduados universitarios siguen escribiendo mal los correos electrónicos; con frecuencia no muestran la línea de asunto adecuada, el adjunto, el título respetuoso, el saludo, el tono, la gramática, la puntuación o el saludo. Un correo electrónico mal escrito puede tener este aspecto:
Hay varios errores en el ejemplo anterior. La línea de asunto no describe adecuadamente el contenido del mensaje, ni está en mayúsculas. No hay ningún archivo adjunto en el mensaje, a pesar de que el autor afirma que lo hay. Al mensaje también le falta un saludo, y hay una gramática y una ortografía deficientes. La sonrisa del final también es innecesaria. El autor no ha reflexionado sobre quién estaría leyendo el documento, el cargo de esa persona o en qué contexto estaría leyendo el mensaje. Un correo electrónico más apropiado tendría un aspecto similar a este:
Dos cosas importantes que hay que tener en cuenta antes de escribir un correo electrónico son la audiencia y el tono del mensaje. El mensaje anterior está dirigido a un profesional académico; por lo tanto, el autor utiliza el título, el saludo y la salutación correctos. El tono también es profesional y no hay errores ortográficos ni gramaticales. El autor también escribe con frases completas, es respetuoso, adjunta correctamente el documento y tiene un asunto más específico.
Aunque el tono de un mensaje dirigido a un profesor o empleador es bastante profesional, es importante tener en cuenta que todos los mensajes no tienen por qué ser uniformes. Se permite cierta libertad estilística en el saludo, el cuerpo y la salutación del correo electrónico. Por ejemplo, es aceptable escribir buenos días o buenas tardes, en lugar de querido. También es aceptable escribir gracias usteden lugar de sinceramente. Sin embargo, es inapropiado añadir emoticonos, abreviaturas incorrectas o caras hechas con signos de puntuación en los correos electrónicos profesionales, especialmente a personas que usted no conoce bien.